La gestion moderne des projets

A l’ère de l’agilité, le métier de chef de projet évolue et reste nécessaire

L’agilité est à la mode ; j’en suis la première une fervente adepte. Etre agile, c’est être capable de s’adapter rapidement aux changements de notre environnement.

En revanche, être agile ne veut pas dire qu’on fait tout et n’importe quoi. Ce n’est pas une excuse pour ne rien planifier, ni organiser. L’agilité c’est avant tout un état d’esprit. En soi, plusieurs domaines n’ont pas attendu l’arrivée des méthodes agiles pour l’être. Ce qui change, c’est que le rythme de l’agilité s’est accéléré et est maintenant présent dans plus de domaines.

Qu’en est-il des projets ? Dans quelle mesure leur gestion a-t-elle évolué ? De la même manière que l’environnement dans lequel ils sont réalisés.

Si on pense à la société dans son ensemble, le mode de gestion des équipes a évolué vers une responsabilisation des individus et des manager-coach.

Ce changement s’est également observé au niveau de la gestion de projet. Les chefs de projets ont appris à travailler AVEC l’équipe de projet et ont compris qu’ils n’étaient pas les détenteurs de la connaissance métier. Un bon chef de projet, comme un bon manager, ne fait pas de micro-management.

Un chef de projet actuel

• Met en place les outils et moyens requis pour que l’équipe soit en mesure d’estimer les efforts demandés pour réaliser les livrables attendus, il fait confiance à l’équipe pour le résultat

• Coordonne le travail au niveau des livrables : le quoi et pas le comment. Il sait que les experts sont dans l’équipe.

• Organise la communication autour du projet et s’assure que c’est la meilleure personne pour livrer un message qui le fait

• Implique l’équipe et toutes les parties prenantes concernées dans la gestion des risques

• Consulte le maximum de personnes avant de prendre une décision tout en étant conscient que son rôle implique de s’assurer que les décisions soient prises en temps et en heure

Si on se penche sur les approches de management de projet, on peut les regrouper en trois types principaux :

• L’approche en cascade (waterfall)

• L’approche incrémentale/itérative (rolling wave)

• L’approche agile

Quelque soit l’approche choisie, les responsabilités intrinsèques à la gestion de projet, doivent être assumées. Il faut toujours réaliser le projet

• À l’intérieur d’un budget donné,

• Dans un délai donné,

• Avec un périmètre défini.

Pour atteindre ces objectifs, on a besoin d’une équipe qui crée le résultat attendu et quelqu’un qui s’assure que ce travail pourra se faire dans le respect des délais et du budget.

Pour les deux premières approches, le rôle d’un chef de projet n’est pas remis en question. L’approche agile semble, à contrario, sous-entendre que ce rôle est obsolète. La source de ce constat : ce rôle n’est pas mentionné dans le cadre de référence Scrum, l’approche agile la plus connue.

Pour ma part, je ne fais pas cette lecture. Selon moi, le chef de projet n’est pas mentionné en tant qu’acteur explicite parce que cette approche couvre le développement d’un produit, elle n’inclut pas les activités requises pour la gestion de l’écosystème qui entoure le développement du produit.

Le cadre Scrum définit comment développer le produit, il ne définit pas comment gérer son introduction dans le marché ou dans l’entreprise, il ne dit pas comment gérer les parties prenantes, comment communiquer au sein de l’entreprise et à l’extérieur. L’organisation de ses activités sont externes à la création du produit. Ces responsabilités correspondent au cahier des charges d’un chef de projet. Le Scrum guide ne les couvre pas.

Certains diront que les responsabilités du chef de projet sont réparties implicitement entre le Product Owner, le scrum master et l’équipe. C’est vrai pour le développement du produit.

Cela ne veut pas dire qu’un chef de projet n’est pas nécessaire. Selon la complexité du produit à réaliser et surtout son impact potentiel dans l’entreprise, il sera tout à fait pertinent qu’un chef de projet soit assigné à la gestion du projet dans son ensemble.

Dans un tel contexte, le chef de projet sera en étroite relation avec les Product Owner et Scrum Master et beaucoup moins avec l’équipe.

La responsabilité de livrer la meilleure valeur pour les temps et budgets alloués sera transférée au Product Owner. Le Product Owner - le titre le dit - se concentre avant tout sur le produit.

La responsabilité de s’assurer que le projet dans son ensemble se déroule bien, que l’atteinte des bénéfices attendus par le produit développé sera aussi rapide que possible reste du ressort du chef de projet.

Le chef de projet et le Product owner sont partenaires dans le succès du projet.

Le Product Owner apporte son expertise du produit, sa compétence à faire les choix qui apporteront le maximum de valeur.

Le chef de projet apporte son expertise en communication et en gestion du changement.

En conclusion, le chef de projet moderne fait en sorte que les équipes impliquées soient performantes et motivées quelle que soit la méthode choisie pour livrer la solution. Le chef de projet moderne adapte son rôle selon qu’il s’agisse d’un projet impliquant des équipes agiles ou non.

Et vous, qu'en pensez-vous ? Avez-vous des expériences similaires ou différentes ? Faites-moi en part, je serai ravie d'en discuter avec vous !

Illustration : œuvre de Mélanie Bénard Tremblay, 2020, © Marakoudja