"Hier ne nous appartient plus. Demain, tout est encore possible." - Lyndon B. Johnson

April 29, 2019

Plutôt que de disséquer le passé, identifions régulièrement les pistes d’amélioration à appliquer rapidement.

Qui étudie le management de projet apprend l'importance des leçons apprises. Beaucoup d'emphase est mise sur la possibilité pour une organisation d'apprendre de ses erreurs afin de progresser vers une meilleure façon de gérer les projets. Malheureusement cet exercice est souvent proposé et réalisé à la fin d’un projet, lorsqu'il est fort probable que l'équipe aura déjà été redistribuée au sein d'autres mandats. De plus, un projet étant par définition une expérience unique, la plupart de ces bonnes idées ne pourraient pas être appliquées telles quelles. On aura un beau rapport de fin de projet sans plus.

 

Pour ma part, je préfère une approche plus dynamique et concrète tel que proposée par le cadre de référence "Scrum". Selon cette approche, on se préoccupe régulièrement, au minimum toutes les 4 semaines, de ce qui peut être amélioré dans les façons de faire de l'équipe. On se projette dans l'avenir avec des idées concrètes qui seront testées rapidement. Le passé sert à identifier les pistes d'amélioration mais on n'y reste pas plus longtemps que nécessaire.

 

 Une approche toute simple :

  1. D'abord identifier les faits - que peut-on améliorer aujourd'hui, demain pour atteindre nos objectifs ?  On ne perd pas trop de temps à répéter qui a fait quoi et pourquoi.  Ce qui compte ce sont les pistes d'amélioration. 

  2. Identifier des actions pour s’améliorer et en choisir une à réaliser tout de suite

  3. Réaliser cette action

  4. Evaluer le résultat

  5. Recommencer à l'étape 1.

Cela revient au processus PDCA (Plan Do Control Act) qui est utilisé dans de nombreuses méthodes de management et d'assurance qualité. 

 

Un exemple concret : 

  1. Les faits: Koud n'arrive pas à terminer ses tâches dans le projet dans les temps car un autre projet lui demande plus de temps que prévu. 

  2. Quelles sont les possibilités d'amélioration :

    • Discuter avec le responsable du deuxième projet

    • Donner à Koud les moyens de s’apercevoir qu’il consacre trop de temps à un projet au détriment d’un autre

    • Encourager Koud à refuser une tâche si le temps prévu dépasse sa disponibilité

    • Ajouter des ressources dans un ou l'autre des projets

Prenons l’hypothèse que la deuxième idée est retenue. 

 

Avant d'accepter une tâche supplémentaire, Koud va s'assurer qu'il a suffisamment de temps pour réaliser ce à quoi il s’est déjà engagé. Le système de report des heures sera utilisé pour lui donner les informations en temps réel.

  1. Réalisation de l’action pendant une semaine.

  2. Evaluation du résultat

Après une semaine, la situation s'est améliorée mais il est difficile pour Koud de dire non aux collègues de l'autre équipe.

  1. Retour à l'étape 1 et 2 : on décide de discuter avec le responsable de l’autre projet, de lui expliquer le mode de fonctionnement mis en place et lui demander son soutien.

Dans cette approche, on n’a pas perdu de temps à se demander pourquoi Koud s’est retrouvé dans cette situation.  Le focus a été mis sur la recherche de solutions.  Le passé a été présent dans la réflexion de l’équipe lors de la recherche de solutions.  Il n’a toutefois pas été mis en lumière au point d’en faire une description exhaustive. En plus de gagner du temps, cette approche évite à l’équipe de se mettre sur la défensive.  Ce qui en fait une démarche beaucoup plus positive. De plus, on met en place immédiatement les idées d’amélioration, on ne les garde pas en réserve pour un prochain projet.

 

 

Et vous, qu'en pensez-vous ? Avez-vous des expériences similaires ou différentes ? Faites-moi en part, je serai ravie d'en discuter avec vous!

 

Illustration : œuvre de Mélanie Bénard Tremblay, 2019, © Marakoudja

 

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