E-Mails, SMS und andere Nachrichten richtig dosieren

April 17, 2016

Mit Maras wertvollen Tipps vermeiden Sie es, Ihre Kollegen mit Nachrichten zu überfluten, und wählen stets das richtige Kommunikationsmittel.

 

 

 

„Hallo, Julian, wie geht’s?“

 

„Hallo, Mara, gut danke, aber ich bin gerade ziemlich genervt!“

 

„Schon so früh am Morgen? Was ist denn los?“

 

„Ja, schon so früh am Morgen, denn genau um heute Morgen geht es! Es ist wirklich zum Verrücktwerden. Ich habe über zwanzig E-Mails, Skype-Nachrichten, Spark-Nachrichten und SMS bekommen, und das alles vor 8 Uhr! An einem Montag!“

Mein genervter Kollege bringt mich zum Nachdenken.

 

 

 

 

Es ist noch nicht lange her, da hatten E-Mails einen ganz besonderen Stellenwert, und jeder gab sein Bestes, um elektronische Nachrichten optimal zu managen:

  • „Empfänger“ und „CCs“ wurden sorgfältig ausgewählt.

  • Regeln wurden erstellt, um bestimmte E-Mails automatisch zu sortieren.

  • E-Mails wurden zu bestimmten Tageszeiten abgerufen, niemals zu Beginn des Arbeitstages.

  • Und so weiter und so fort.

Man tat alles dafür, um seine E-Mails im Überblick zu behalten. Im Laufe der Zeit wurde ihnen ihr besonderer Stellenwert jedoch genommen. Benutzerfreundlichere Tools wie Sofortnachrichten und SMS wurden eingeführt, mit dem Ziel, sie zu ersetzen. Aber das Schlimme ist, dass diese neuen Tools die guten alten E-Mails nicht ersetzt haben, sondern vielmehr zusätzlich zu ihnen hinzugekommen sind!

Sind wir zu stark vernetzt? Wie gelingt die Verwaltung all dieser Kommunikationsmittel? Die einfachste Lösung ist sicherlich, ihre Verwendung zu begrenzen. Sofern dies möglich ist … Aber was, wenn nicht?

Ich habe mir selbst einige Verhaltens- und Verwendungsregeln für jedes einzelne dieser Kommunikationsmittel auferlegt:

  • E-Mails: Wenn ich das Thema etwas ausformulieren muss und die Antwort nicht dringend ist. Ich wähle die Empfänger, von denen ich eine Antwort erwarte, wohlüberlegt aus, ebenso wie jene, die ich in Kopie setze und die die E-Mail nur zur Information erhalten.

  • Persönliche Sofortnachricht: Wenn meine Frage kurz ist und eine schnelle Antwort in wenigen Worten möglich ist. Nicht vor 9 Uhr und nicht nach 18 Uhr, es sei denn, es liegen besondere Umstände vor.

  • Sofortnachricht an eine Gruppe: Wenn ich herausfinden möchte, wer der beste Ansprechpartner ist, oder wenn das Thema alle Mitglieder interessiert. Andernfalls verwende ich persönliche Sofortnachrichten, im Rahmen der genannten Uhrzeiten.

  • SMS: In Notfällen, wenn ich weiß, dass mein Gesprächspartner nicht online ist.

  • Telefon: Für heikle Themen, in Notfällen und niemals außerhalb der Arbeitszeiten. Denken Sie immer daran, dass ein Anruf die Person bei ihrer aktuellen Tätigkeit unterbricht.

Außerdem wähle ich das geeignete Tool gleich zu Anfang, damit ich für ein und dasselbe Anliegen nicht mehrere Kommunikationsmittel verwenden muss.

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