Warum haben Meetings eigentlich so einen schlechten Ruf?

April 13, 2015

Wer kennt das nicht: Kollegen, die sich beklagen, dass sie zu viele Meetings haben und wertvolle Zeit mit Besprechungen vergeuden, die nicht viel (oder gar nichts) bringen …

 

Was aber, wenn es nur eine Frage der Positionierung, der Organisation und des Respekts ist?

 

Da wäre zunächst die Positionierung. Warum ist das Meeting notwendig? Wozu ist es nütze? Wenn zehn Personen anwesend sind, um nur eine von ihnen zu informieren, kann man jede Wette eingehen, dass nur einer der Teilnehmer das Meeting als sinnvoll erachtet. Ein Beispiel: Jene Meetings, auf denen die Vertriebsleiter ihre Verkaufszahlen präsentieren. Während der Chef Fragen stellt, denken die anderen meist an die Arbeit, die sie in der Zwischenzeit erledigen könnten. Deshalb stellt sich die Frage: Wären Besprechungen zu zweit nicht effizienter?

 

Dann die Organisation. Das Ziel des Meetings, die Themen und der Beitrag der einzelnen Teilnehmer müssen klar umrissen werden. Manche Kollegen müssen vielleicht nicht unbedingt dabei sein! Mehrseitige Besprechungsunterlagen sollten vor dem Meeting zur Verfügung gestellt werden.

 

Und schließlich Respekt. Beginn und die voraussichtliche Dauer müssen eingehalten werden. Wenn sich eine Besprechung in die Länge zieht, sollte unbedingt ein Schlussstrich gezogen werden. Bei Bedarf einen neuen Termin für eine Folgebesprechung festsetzen.

 

Meetings kosten das Unternehmen Geld. Eine nette Möglichkeit, den Nutzen eines Meetings zu bewerten? ROTI (Return On Time Invested): Jeder Teilnehmer stimmt mit Handzeichen auf einer Skala von 1 bis 5 darüber ab (siehe untenstehendes Bild).

 

 

 

Nehmen Sie sich die Zeit, um nach dem Meeting mit jenen zu sprechen, die mit „eins“ oder „zwei“ abgestimmt haben, um herauszufinden, wie ihre Zeit besser genutzt werden kann. Vielleicht sollten sie ganz einfach die Möglichkeit bekommen, das Protokoll zu kommentieren?

Sie haben weitere Tipps und Tricks? Verraten Sie sie uns bitte!

Literaturangaben:

  • Esther Derby “The ROTI Method for Gauging Meeting Effectiveness“

  • Esther Derby, Diana Larsen “Agile Retrospectives: Making Good Teams Great“

  • Jean Claude Grosjean “Return on Time invested … A ROTI for your Meetings !”

     

     

     

     

     

     

     

     

     

 

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