Dosez vos e-mails, sms et autres messages !

March 12, 2019

Comment éviter de noyer vos collègues sous les messages et utiliser judicieusement le bon outil de communication? Quelques pistes vous sont proposées par Mara. 

« Bonjour Julien, comment vas-tu? »

 

« Bonjour Mara, moi je vais bien, mais je suis quand même un peu énervé! »

 

« Qu’est-ce qui se passe de si bon matin? »

 

« Justement, parlons-en de ce matin!  Vous avez mangé du lion ou quoi?  J’ai reçu une vingtaine d’emails, des messages skype, des messages spark, des sms et tout ça avant 8 heures! Un lundi! »

 

L’éclat de mon collègue me fait réfléchir.

 

 

 

Il y a pas si longtemps, les emails étaient notre bête noire, chacun y allait de ses trucs pour les gérer:

  • Utiliser judicieusement les « destinataires » et les « en copie »

  • Créer des règles pour automatiquement classer certains emails

  • Relever ses emails à des moments définis dans la journée et jamais en la commençant

  • Et combien d’autres encore

On a tout fait pour dompter la bête.  Les emails ont été conspués, des outils plus conviviaux comme la messagerie instantanée et les sms sont arrivés pour les remplacer.  Horreur : ils se sont simplement ajoutés aux emails !

Sommes-nous trop connectés? Comment arriver à gérer tous ces moyens de communication ? Limiter les outils qu’on utilise, c’est sûrement la solution la plus simple.  Quand c’est possible. Sinon ?

J’ai décidé de me donner quelques règles de conduite personnelles pour chacun de ces outils:

  • Email: si j’ai besoin d’élaborer un peu le sujet et que la réponse n’est pas urgente.  Et je choisis bien les destinataires (de qui j’attends un retour) et ceux que je mets en copie (qui reçoivent cet email pour information seulement).

  • Messagerie instantanée individuelle: si ma question est courte et invite à une réponse rapide, en peu de mots. Pas avant 9h ni après 18h à moins de circonstances qui le justifient.

  • Messagerie instantanée de groupe:  si je cherche qui est le meilleur interlocuteur ou si la discussion intéresse tous les membres.  Sinon, je reviens à la messagerie individuelle. Avec ses horaires.

  • SMS: pour des urgences, si je sais que mon interlocuteur n’est pas en ligne.

  • Téléphone: pour les sujets délicats, les cas d’urgence et jamais en dehors des heures de travail.  Ne pas oublier qu’appeler quelqu’un c’est l’interrompre.

Et je vais bien choisir mon outil dès le départ afin d’éviter d’avoir à en utiliser plusieurs pour le même besoin!

 

Et vous, qu'en pensez-vous ? Avez-vous des expériences similaires ou différentes ? Faites-moi en part, je serai ravie d'en discuter avec vous!

 

Illustration : œuvre de Mélanie Bénard Tremblay, 2019, © Marakoudja.

 

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