Pourquoi les réunions ont-elles si mauvaises presse ?

Qui d’entre nous n’a pas entendu plusieurs fois des collègues se plaindre d’avoir trop de réunions et perdre du temps à participer à des séances qui n’apportent pas grand-chose voire même rien du tout ?

Et si c’était simplement une question de positionnement, d’organisation et de respect. ?​

​Tout d’abord le positionnement.

Pourquoi la réunion est requise ? À qui sert-elle ? Si dix personnes sont présentes pour informer une seule d’entre elles – il y a fort à parier qu’un seul participant trouve la réunion utile. Un exemple : ces réunions où chaque responsable des ventes donne le statut de ses ventes – pendant que le chef pose des questions, les autres réfléchissent à tout le boulot qu’ils pourraient être en train de réaliser. LA question à se poser : est-ce que des rencontres à deux seraient plus efficientes ?

Puis, l’organisation.

L’objectif de la réunion doit être clair, les sujets à discuter et l’apport attendu de chaque participant explicite. N’hésitez pas à rendre la participation de certains optionnelle. Si des documents de plusieurs pages doivent être validés, les mettre à disposition avant la séance.

Finalement, le respect.

Respecter l’heure de début et la durée prévue de la réunion. Si une discussion s’éternise, n’hésitez pas à recadrer. Au besoin, fixer une autre séance pour poursuivre.

Le temps consacré à une réunion coûte à l’entreprise.

Un moyen sympathique d’évaluer la performance de votre réunion ? Faire un ROTI (Return On Time Invested) : chaque participant vote à main levée sur la valeur du temps passé sur une échelle de 1 à 5 tel que défini dans l’image ci-dessous.

Prenez le temps de discuter après la séance avec ceux qui ont voté « un » ou « « deux afin de voir comment mieux utiliser leur temps.

Peut-être est-ce aussi simple que de leur laisser la possibilité de réagir au procès-verbal.

Références :

• Esher Derby « The ROTI Method for Gauging Meeting Effectiveness«

• Esther Derby, Diana Larsen « Agile Retrospectives: Making Good Teams Great«

• Jean Claude Grosjean, « Return on Time invested … A ROTI for your meetings ! »

Et vous, qu'en pensez-vous ? Avez-vous des expériences similaires ou différentes ? Faites-moi en part, je serai ravie d'en discuter avec vous!